Skyddspolisen förbättrar sin växelverkan med sina säkerhetsutredningskunder

Skyddspolisen gör årligen cirka 90 000 säkerhetsutredningar om personer som i sitt arbete har tillträde till lokaler som är viktiga för den nationella säkerheten eller kan ta del av sekretessbelagd information. Det finns mer än 400 kunder, dvs. arbetsgivare som beställer säkerhetsutredningar. Av kunderna är omkring 60 procent myndigheter och resten privata företag.

Denna kundkrets vill Skyddspolisen ge bra och i fortsättningen ännu bättre service. År 2021 fick säkerhetsutredningsenheten en kundrelationschef, Tiina Tuulensuu.

"Att Skyddspolisen anställde en kundrelationschef är enligt min mening ett konkret bevis på att Skyddspolisen alltmer vill satsa på kund- och partnerskapsarbete. Mitt uppdrag är att stödja växelverkan med våra kunder", säger Tuulensuu.

Till stöd för detta arbete samlade Skyddspolisen i fjol in respons från sina säkerhetsutredningskunder. Utifrån denna respons är arbetsgivarna mycket nöjda med bland annat kvaliteten på säkerhetsutredningarna och hur smidig processen är.

En av utvecklingsprioriteringarna är kundkommunikationen, som ska bli tydligare. Webbsidorna om säkerhetsutredningarna gjordes om i början av året, och avsikten är att svara på frågor från kunderna allt bättre också i informationsbrev till kunderna och på seminarier och kurser.

"Kundkommunikationen ska betjäna både arbetsgivarna och de målpersoner som utredningarna gäller. Tydlig kommunikation ger vägledning om hur man ska gå till väga i ansökningsprocessen."

Ju bättre arbetsgivaren själv känner till processen, desto lättare är det för arbetsgivaren att i samband med rekrytering informera de arbetssökande om säkerhetsutredningen.

"Exempelvis är relativt få arbetsgivare bekanta med den kontroll av oförvitlighet som ingår i en säkerhetsutredning. Kontrollen av oförvitlighet innebär att Skyddspolisen med hjälp av vissa register kontrollerar målpersonens tillförlitlighet under hela den tid som säkerhetsutredningen gäller. Säkerhetsutredningen omfattar därför inte bara tiden före rekryteringen."

För Finlands Bank stöder säkerhetsutredningarna också bilden av banken som arbetsgivare

En av Skyddspolisens kunder är Finlands Bank, som årligen låter göra cirka 900–1 000 säkerhetsutredningar om de personer som rekryteras till banken och Finansinspektionen samt om anställda hos dess partner med serviceavtal. Avdelningschef Veli-Matti Lumiala berättar att Finlands Bank var en av de första organisationer som Skyddspolisen började göra säkerhetsutredningar åt för cirka tjugo år sedan. Säkerhetsutredningarna kompletterar den övriga riskhanteringen.

"Säkerhetsutredningarna är en del av vår praxis för att säkerställa att vår personal är lämplig för centralbanks- och finanstillsynsuppgifter. Utredningarna har för det första förebyggande inverkan eftersom parterna redan i rekryterings- eller avtalsfasen vet att en säkerhetsutredning kommer att göras i fråga om uppdraget. För det andra kommer det då och då fram något betydelsefullt under utredningen som vi annars inte hade fått veta", berättar Lumiala.

Han vill dessutom lyfta fram det arbetsgivarvarumärke som Finlands Bank medvetet har velat bygga upp.

"En säkerhetsutredning är också en signal till experter om att deras arbetsuppgifter är viktiga och att var och en kan utföra sitt arbete hos oss utan att behöva oroa sig." 

Säkerhetsutredningarna är en del av vår praxis för att säkerställa att vår personal är lämplig för  centralbanks- och finanstillsynsuppgifter.

E-tjänsten uppskattas men gärna också utvecklas

Allt fler säkerhetsutredningskunder ansöker numera om utredningar via e-tjänsten. Utifrån kundresponsen är kunderna mycket nöjda med e-tjänsten, men samtidigt är den också föremål för flest konkreta önskemål om förbättringar.

"Kunderna önskar i synnerhet få en mer samlad bild av den egna organisationens säkerhetsutredningar", säger Tuulensuu.

Lumiala önskar att e-ansökan om säkerhetsutredning i framtiden ska kunna kopplas till Finlands Banks egna rekryteringsprocesser så nära som möjligt.

"Min uppfattning är att arbetet med att förbättra den elektroniska handläggningen redan pågår."

Vi pratas vid om det behövs

Utifrån kundresponsen kommer särskild uppmärksamhet i fortsättningen att ägnas åt växelverkan i säkerhetsutredningsprocessen, säger Tuulensuu. Skyddspolisen har identifierat detta behov också mer allmänt, och bättre samspel framhävs i myndighetens nya strategi.

"Av kundkommentarerna framgår en önskan om ett så aktivt samspel som möjligt; våra kunder önskar att vi håller kontakt och bättre än tidigare sätter oss in i deras ansvarsområde."

I Finlands Bank är säkerhetsutredningsprocessen redan väl inarbetad och det behövs inte alltid någon särskild kommunikation med Skyddspolisen, menar Lumiala.

"När det rullar på, uppstår det inte sådana särskilda situationer. Vissa tider på året kan köerna vara längre och handläggningen kan fördröjas, och då behöver vi ta kontakt. Det har fallit sig helt naturligt. Vi pratas vid om det behövs."

Lumiala har lång erfarenhet av samarbete med Skyddspolisen, så han har sett hur verksamheten förändrats. Han anser att samarbete är viktigt också i andra sammanhang än i samband med säkerhetsutredningar.

"Skyddspolisen har under de senaste åren lyckats ytterligare förbättra samarbetet med hela samhället, vilket säkert stöder Skyddspolisen i dess grundläggande uppgift. Ett samarbetsområde är att ömsesidigt dela information. Här kan man nämna exempelvis lägesrapporter och synpunkter på fenomen som påverkar säkerheten. Det är sådant vi vill se mer av."