Suojelupoliisissa parannetaan vuorovaikutusta turvallisuusselvitysasiakkaiden kanssa

Suojelupoliisi tekee vuosittain noin 90 000 turvallisuusselvitystä ihmisistä, jotka pääsevät työssään kansallisen turvallisuuden kannalta merkittäviin tiloihin tai salassa pidettävän tiedon äärelle. Asiakkaita eli turvallisuusselvityksiä tilaavia työnantajia on yli 400. Asiakkaista noin 60 prosenttia on viranomaisia ja loput yksityisiä yrityksiä.

Tätä asiakasjoukkoa Suojelupoliisi haluaa palvella hyvin ja jatkossa vielä entistä paremmin. Vuonna 2021 turvallisuusselvitysyksikössä aloitti työnsä asiakkuuspäällikkö Tiina Tuulensuu. 

"Asiakkuuspäällikön rekrytointi kertoo mielestäni konkreettisesti siitä, että Supossa halutaan panostaa entistä enemmän asiakas- ja kumppanuustyöhön. Tehtäväni on tukea vuorovaikutusta asiakkaidemme kanssa", Tuulensuu sanoo.

Työn tueksi Suojelupoliisi keräsi viime vuonna turvallisuusselvitysasiakkailtaan palautetta. Sen perusteella työantajat ovat erittäin tyytyväisiä muun muassa turvallisuusselvitysten laatuun ja prosessin sujuvuuteen. 

Yksi kehittämiskohde on asiakasviestinnän selkeys. Turvallisuusselvityksiä koskevat verkkosivut uudistuivat alkuvuodesta, ja asiakkailta tuleviin kysymyksiin pyritään vastaamaan entistä paremmin myös asiakaskirjeissä, seminaareissa ja koulutuksissa.

"Asiakasviestinnän pitää palvella sekä työnantajia että niitä ihmisiä, joista selvitys tehdään. Selkeä viestintä opastaa toimimaan hakuprosessissa."

Mitä paremmin työnantaja itse tuntee prosessin, sitä helpompi hänen on kertoa rekrytoinnin yhteydessä turvallisuusselvityksestä myös työnhakijoille.

"Esimerkiksi turvallisuusselvityksiin liittyvä nuhteettomuuden seuranta on vielä melko tuntematon monille työnantajille. Nuhteettomuuden seuranta tarkoittaa sitä, että ihmisen luotettavuutta seurataan tiettyjen rekisterien perusteella koko turvallisuusselvityksen voimassaoloaika. Turvallisuusselvitys ei sen ansiosta koske vain aikaa ennen rekrytointia."

Suomen Pankissa turvallisuusselvitykset tukevat myös työnantajakuvaa

Yksi Suojelupoliisin asiakkaista on Suomen Pankki, joka teettää vuosittain noin 900-1000 turvallisuusselvitystä pankkiin ja Finanssivalvontaan rekrytoitavista henkilöistä sekä palvelusopimuskumppaneiden henkilöstöstä. Osastopäällikkö Veli-Matti Lumiala kertoo, että Suomen Pankki oli yksi ensimmäisistä organisaatioista, joille Suojelupoliisi alkoi tehdä turvallisuusselvityksiä parikymmentä vuotta sitten. Turvallisuusselvitykset täydentävät muuta riskienhallintaa.

"Turvallisuusselvitykset ovat osa sitä toimintatapaa, jolla varmistamme, että henkilöstömme soveltuu hoitamaan keskuspankin ja finanssivalvonnan tehtäviä. Ne toimivat ennalta estävästi, kun jo rekrytointi- tai sopimusvaiheessa on tiedossa, että tehtävään liittyy turvallisuusselvitys. Toiseksi selvityksissä havaitaan aika ajoin merkityksellistä tietoa, jota ei olisi muuten ollut käytettävissä", Lumiala kertoo.

Lisäksi Lumiala nostaa esiin työnantajakuvan, jota Suomen Pankissa on haluttu tietoisesti rakentaa.

"Turvallisuusselvitys on myös viesti asiantuntijalle siitä, että hänen tehtävänsä on tärkeä ja jokainen voi meillä turvallisin mielin tehdä omaa työtään." 

Turvallisuusselvitykset ovat osa sitä toimintatapaa, jolla varmistamme, että henkilöstömme soveltuu hoitamaan keskuspankin ja finanssivalvonnan tehtäviä.

Sähköistä asiointia arvostetaan ja halutaan kehittää

Yhä useampi turvallisuusselvitysasiakas hoitaa selvitysten hakemisen nykyään sähköisessä palvelussa. Asiakkaat ovat palautteen perusteella hyvin tyytyväisiä sähköiseen asiointiin, mutta siihen kohdistuu myös eniten konkreettisia uudistustoiveita. 

"Asiakkaat toivovat erityisesti parempaa näkymää oman organisaationsa turvallisuusselvitysten kokonaisuuteen", Tuulensuu mainitsee.

Lumiala toivoo, että jatkossa sähköinen turvallisuusselvitysten hakeminen saataisiin liitettyä mahdollisimman tiiviisti Suomen Pankin omiin rekrytointiprosesseihin. 

”Käsittääkseni sähköisen asioinnin käsittelyn parantaminen onkin tällä hetkellä työn alla.”

Kun on tarvetta, jutellaan

Tuulensuun mukaan asiakkailta saadun palautteen perusteella turvallisuusselvitysprosessissa kiinnitetään jatkossa huomiota erityisesti vuorovaikutukseen. Suojelupoliisissa tämä tarve on tunnistettu laajemminkin, ja vuorovaikutuksen parantaminen korostuu Supon uudessa strategiassa.

"Palautteessa nousee esiin toive mahdollisimman aktiivisesta vuorovaikutuksesta, asiakkaamme toivovat, että olemme heihin yhteydessä ja tutustumme entistä paremmin heidän toimialaansa."

Suomen Pankissa turvallisuusselvitysprosessi on hyvin vakiintunut eikä yhteydenpitoa Suojelupoliisin kanssa Lumialan mukaan aina edes tarvita.

"Kun kone käy, ei tule sellaisia erityisiä tilanteita. Välillä on sellaisia aikoja vuodesta, että on pidempiä työjonoja ja viiveitä, ja silloin on tarvetta yhteydenpitoon. Se on ollut hyvin luontevaa. Silloin kun on tarvetta, jutellaan."

Lumialalla on pitkä kokemus yhteistyöstä Suojelupoliisin kanssa, joten hän on nähnyt muutoksen toiminnassa. Yhteistyötä hän pitää tärkeänä muutenkin kuin turvallisuusselvitysten yhteydessä.

"Suojelupoliisi on viime vuosina pystynyt entisestään parantamaan yhteistyötä koko yhteiskunnan kanssa, mikä varmasti tukee Supon perustehtävää. Yksi yhteistyön alue on tiedon jakaminen molemmin puolin. Tätä ovat esimerkiksi tilannekatsaukset ja näkemykset turvallisuuteen vaikuttavista ilmiöistä. Niitä toivomme lisää."